8 hábitos de ciberseguridad para proteger tu empresa en el día a día

hace 3 horas

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imagen de gente trabajando y planificando. Fuente: https://www.emiser.es

Cada día, en una empresa se envían facturas, se reciben documentos y se accede a información de clientes. La forma de gestionar esas tareas también influye en su seguridad.

Como responsable del negocio, puedes establecer reglas sencillas sobre pagos, accesos y herramientas de trabajo. Estas ocho prácticas te ayudarán a convertirlas en hábitos del equipo.

1 Comprueba los cambios de cuenta antes de pagar

Si un proveedor comunica un nuevo número de cuenta por correo, confírmalo llamando al teléfono que ya tenías registrado. Utilizar el número que aparece únicamente en ese mensaje puede llevarte al propio estafador.

Para pagos excepcionales o de importe elevado, establece una segunda autorización. Las prisas, incluso cuando la petición parece venir del director, no deben saltarse las comprobaciones.

2 Refuerza el correo y las cuentas del negocio

Activa la verificación en dos pasos en las cuentas importantes: añade una comprobación adicional a la contraseña, por ejemplo mediante una aplicación autenticadora.

Utiliza contraseñas largas y diferentes para cada servicio y facilita un gestor de contraseñas aprobado por la empresa. Empieza por el correo, la facturación y las herramientas que contienen información de clientes o permiten gestionar pagos.

3 Da a cada persona su propia cuenta

Evita que todo el equipo entre con el mismo usuario y contraseña. Cada persona debería identificarse con su cuenta y acceder a lo necesario para su puesto.

Poder consultar un documento no exige poder modificarlo todo. Revisa quién puede ver nóminas, cambiar datos de facturación o administrar aplicaciones, y ajusta esos permisos a sus tareas.

4 Revisa los accesos cuando alguien entra o sale

Incluye los accesos digitales en las incorporaciones, los cambios de puesto y las salidas de personal. Cuando termina una relación laboral o una colaboración, retira los permisos que ya no correspondan.

Revisa también a proveedores y colaboradores externos. Coordina la retirada de accesos con la conservación de la información de trabajo, para no perder documentación necesaria.

5 Asigna un responsable a las actualizaciones

Acuerda quién mantiene actualizados los ordenadores, los móviles de trabajo y los programas que utiliza la empresa. Puede ser una persona del equipo o un proveedor informático.

Las actualizaciones corrigen fallos que los delincuentes pueden aprovechar. Pide una revisión del estado de los equipos y de las actualizaciones pendientes, y comprueba qué programas han dejado de recibir soporte.

6 Decide qué aplicaciones puede utilizar el equipo

Establece qué herramientas se pueden usar para guardar documentos, compartir archivos o trabajar con inteligencia artificial, y a quién consultar antes de incorporar una nueva.

Antes de subir un contrato, una nómina o datos de clientes, comprueba que la herramienta esté autorizada para esa información. Deja claro qué datos se pueden introducir y cuáles deben mantenerse fuera.

7 Enseña a comprobar las solicitudes sospechosas

Dedica unos minutos periódicamente a comentar ejemplos cercanos: una factura inesperada, un aviso para recuperar el correo o una petición urgente del supuesto jefe.

Explica qué debe comprobar el equipo y por qué canal. Cualquier persona debe poder detener una operación y preguntar. La formación funciona mejor cuando va acompañada de procedimientos claros y medidas técnicas de protección.

8 Facilita que se avise de un error inmediatamente

Deja a mano el nombre y el teléfono del responsable o proveedor al que acudir. Si alguien introduce su contraseña en una página sospechosa o abre un archivo extraño, debe comunicarlo sin esperar a comprobar si ocurre algo más.

Pide que conserve el mensaje y explique qué ha hecho. Avisar pronto debe ayudar a resolver el problema, sin miedo a represalias por comunicar un error.

Para empezar, elige dos o tres medidas que todavía no estéis aplicando, asigna un responsable y fija una fecha para comprobarlas. Las reglas deben ser conocidas y respetadas por todo el equipo, incluida la dirección.